Über Betriebskostenabrechnungen wird häufig gestritten. Kein Wunder, geht es doch bei der „2. Miete“ um einen erheblichen Teil der Wohnkosten. Mit Urteil vom 20. Mai 2026 (Az.: VIII ZR 6/24) hat der Bundesgerichtshof (BGH) diesbezüglich über mehrere wichtige Fragen entschieden. Was aber bedeutet diese Entscheidung für die Abrechnungspraxis der Vermieter?
Berlin. Ein Vermieter muss Betriebskosten wirtschaftlich und angemessen verursachen und darf keine unnötig hohen oder vermeidbaren Kosten auf die Mieter umlegen. Hinter diesem Wirtschaftlichkeitsgebot steht der Gedanke, dass der Mieter nur diejenigen Kosten tragen soll, die bei einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung des Gebäudes erforderlich sind. Immer wieder wird daraus jedoch der Schluss gezogen, Vermieter müssten vor jeder Beauftragung mehrere Vergleichsangebote einholen. Diesen Eindruck hat der BGH erneut korrigiert. Entscheidend sei vielmehr, ob die beauftragte Leistung zu marktüblichen Konditionen vergeben wurde.
Allein der Umstand, dass der Vermieter keine Vergleichsangebote eingeholt hat, begründet daher noch keinen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. Im Streitfall muss zunächst der Mieter darlegen und beweisen, dass die Leistung objektiv zu einem nicht marktgerechten beziehungsweise überhöhten Preis vergeben wurde. Erst wenn dies feststeht, stellt sich die Frage, ob der Vermieter alles Zumutbare unternommen hat, um eine wirtschaftliche Beauftragung sicherzustellen. Der Vermieter kann sich entlasten, wenn er zuvor drei Vergleichsangebote eingeholt hat, um den günstigsten Anbieter zu finden. Damit scheidet eine Nebenpflichtverletzung des Vermieters grundsätzlich aus.
Bestehende Verträge überprüfen, Kosten richtig aufteilen
Eine generelle Verpflichtung, stets mehrere Angebote einzuholen oder umfangreiche Preisvergleiche zu dokumentieren, besteht nicht. Dennoch empfiehlt es sich, bestehende Verträge regelmäßig daraufhin zu überprüfen, ob sie noch marktgerecht sind. Bestehen Zweifel an der Angemessenheit der vereinbarten Vergütung oder steht eine Neuvergabe an, kann es sinnvoll sein, Vergleichsangebote einzuholen. Diese verschaffen nicht nur einen Überblick über das aktuelle Preisniveau, sondern können im Streitfall zugleich belegen, dass der Vermieter alles Zumutbare unternommen hat, um unnötige Betriebskosten zu vermeiden.
Besonders häufig entstehen Streitigkeiten bei Hausmeisterleistungen oder Wartungsverträgen. Der Grund: Solche Verträge enthalten häufig sowohl umlagefähige Betriebskosten als auch nicht umlagefähige Instandhaltungs-, Instandsetzungs- oder Verwaltungskosten. Diese Kosten müssen sauber voneinander getrennt werden. Der BGH verlangt deshalb, dass der Vermieter nachvollziehbar darlegt, welcher Anteil auf umlagefähige Leistungen entfällt. Ein bloßer pauschaler Abschlag genügt hierfür regelmäßig nicht. Hilfreich sind insbesondere Leistungsverzeichnisse, aus denen die einzelnen Tätigkeiten hervorgehen.
Abgrenzung umlagefähiger und nicht umlagefähiger Leistungen
Außerdem sollte nachvollziehbar erläutert werden können, wie die jeweiligen Kostenanteile ermittelt wurden. Kann der Vermieter die genaue Höhe des umlagefähigen Kostenanteils nicht vollständig nachweisen, führt dies nicht automatisch dazu, dass die betreffende Kostenposition insgesamt entfällt. Steht fest, dass dem Grunde nach umlagefähige Betriebskosten entstanden sind und ist lediglich deren Höhe strittig, muss das Gericht prüfen, ob der umlagefähige Anteil nach § 287 der Zivilprozessordnung (ZPO) geschätzt werden kann.
Bereits bei Abschluss eines Hausmeister- oder Wartungsvertrags sollte darauf geachtet werden, dass die einzelnen Leistungen möglichst konkret beschrieben werden. Enthält ein Vertrag sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Tätigkeiten, empfiehlt es sich, diese bereits im Vertrag oder in einem Leistungsverzeichnis möglichst klar voneinander abzugrenzen. Lässt sich dies im Einzelfall nicht vollständig erreichen, sollte der Vermieter jedenfalls nachvollziehbar erläutern können, wie der umlagefähige Anteil ermittelt wurde.
Grundsteuer: Nachberechnung bleibt möglich
Nicht immer liegen dem Vermieter innerhalb der gesetzlichen Abrechnungsfrist sämtliche Unterlagen vor. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Höhe der Grundsteuer noch nicht endgültig feststeht. Grundsätzlich gilt: Kann der Vermieter die Betriebskostenabrechnung ohne eigenes Verschulden nicht vollständig erstellen, darf er die betreffende Kostenposition nachträglich abrechnen.
Allerdings muss er dies nach der Rechtsprechung des BGH grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Abrechnungshindernisses tun. Im entschiedenen Fall begann die Drei-Monats-Frist für die Nachberechnung der Grundsteuer erst mit dem Abschluss des Einspruchsverfahrens, weil aufgrund der umfassenden Prüfungskompetenz des Finanzamts die endgültige Höhe der Grundsteuer bis dahin noch nicht feststand und somit ein Abrechnungshindernis bestand.
Was bedeutet das für Vermieter? Erhält der Vermieter notwendige Unterlagen erst nach Ablauf der regulären Abrechnungsfrist oder stehen diese aufgrund eines laufenden Verwaltungsverfahrens noch nicht endgültig fest, kann er die betroffenen Betriebskosten grundsätzlich nachträglich abrechnen. Entscheidend ist jedoch, dass er nach Wegfall des Abrechnungshindernisses die Nachberechnung zeitnah – regelmäßig innerhalb von drei Monaten – gegenüber dem Mieter geltend macht.
Hinweis: Entscheidungen der Rechtsprechung sind sehr komplex. Eigene juristische Bewertungen ohne fachkundige Kenntnis sind nicht empfehlenswert. Ob dieses Urteil auch auf Ihren Sachverhalt Anwendung findet, kann Ihnen als Mitglied daher nur ein Rechtsberater in einem Haus & Grund – Ortsverein erklären.
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